ПО в фокусе пристального внимания

Примечание: ещё одна историческая статья. Хотите верьте, хотите нет, но почему эта статья была напечатана в совершенно узкоотраслевом журнале «Энергорынок» (№ 3 за 2007 год), никто не может вспомнить. Написана она была в конце 2006 года, по заказу Microsoft. Опять же публикуется здесь целиком, с редакционными правками.

Информационные технологии переживают сейчас очень интересный и важный период развития. Технология перестала существовать ради самой себя. Большинство руководителей убеждено, что IT — это весомый актив, не только поддерживающий бизнес, но и являющийся основой для функционирования их компаний. Вектор управления IT от настойчивого стремления к обладанию технологическими инновациями переместился в сторону повышения эффективности использования имеющихся активов, продуманного управления ими и тщательно спланированного развития. Подход к построению и поддержанию всех компонентов информационных инфраструктур строится исходя из достигаемых производственных результатов и целей компании.

Дополнительной причиной смещения акцентов в сторону повышенного внимания к эффективности является то, что информационные технологии достигли качественно нового этапа развития. В большинстве областей их использования сложились мировые и отраслевые стандарты. Фактически различными компаниями решаются одни и те же управленческие и технологические задачи, приобретаются одинаковые продукты. Реальные конкурентные преимущества заключаются в повышении окупаемости инвестиций (ROI) и снижении общей стоимости владения (TCO). Вместе с тем и в сфере инвестиций в информационные технологии происходит заметный перелом. Современная IT-инфраструктура — это прежде всего программное обеспечение и только потом — аппаратная платформа. На фоне снижения цен на аппаратное обеспечение происходит усложнение программных продуктов, сопровождающееся увеличением их стоимости, и, соответственно, качественное изменение инвестиций в ПО.

Благодаря этим переменам, ныне программное обеспечение — это важнейший актив для бизнеса, попадающий в сферу внимания исполнительного и финансового руководства, а также инвесторов компаний. Директора по информационным технологиям (CIO), в прошлом — главные инженеры и технологические боги, а теперь — полноправные участники руководства, определяющие успех компаний на рынке, столкнулись с необходимостью упорядочения управления программным обеспечением.

Трудности учета и управления ПО

Приобретая программное обеспечение, в том числе устанавливая бесплатное ПО Open Source, директора по информационным технологиям вынуждены иметь дело со значительным количеством правовых, технологических и управленческих аспектов его использования.

Главная сложность в управлении активами программного обеспечения лежит в самой основе образования данных активов. При покупке лицензии, по сути, приобретается не программный код, не его носитель, а право на использование ПО. Схем лицензирования ПО существует едва ли не больше, чем его производителей. Требуется учитывать все эти особенности, такие как количество установок, количество подключений, срок действия лицензии, права на использование обновлений и т. п. Традиционный подход к учету более привычных активов, таких как аппаратное обеспечение, непригоден для полноценного управления активами ПО. Фактически каждый ИТ-директор при внедрении процедур управления активами программного обеспечения в сложившейся инфраструктуре сталкивается с отсутствием упорядоченной информации в сфере закупок и использования ПО вследствие того, например, что в бухгалтерских и ERP-системах традиционно учитываются только финансовые документы о приобретении лицензий, т. е. накладные и счета-фактуры.

Другой трудностью управления программным обеспечением является недостаточно комплексный подход, отсутствие внимания к некоторым, не всегда очевидным с первого взгляда, аспектам. К примеру, в числе таких аспектов — кадровые (обучение и содержание сотрудников отдела технической поддержки) и финансово-организационные (планирование обновлений, подготовка к смене версий, подготовка к окончанию действия лицензий).

Software Asset Management

Идея о необходимости разработки специальных процедур управления активами программного обеспечения (Software Asset Management — SAM) появилась достаточно давно. Первые рекомендации ITIL и Gartner датируются концом прошлого столетия. Примерно в то же время инициативу по поддержке процедур SAM проявили производители программного обеспечения, в том числе и компания Microsoft, крупнейший в мире производитель ПО. В начале века нынешнего волна дошла и до России, где уже в 2001 г. были осуществлены первые пробные внедрения технологий управления программными активами и первые проекты по аудиту лицензирования.

Первопроходцы часто не знали, с чего начать, и базировали свои проекты на собственном понимании проблем и решений в области управления активами ПО. Переломным годом можно считать 2006-й. Идея разработки комплекса процедур SAM перестала быть исключительным достоянием энтузиастов и получила мировое признание. Международная организация по стандартизации (ISO) разработала стандарт ISO-IEC 19770-1, определяющий процессы и процедуры управления активами программного обеспечения.

Следует заметить, что в силу сложности перевода на русский язык словосочетания Software Asset Management нередко применяется термин «управление лицензиями». Подобный перевод приемлем, управление лицензиями — это достаточно большая и неотъемлемая часть процедур SAM. В то же время не стоит сводить комплекс мер SAM к понятию исключительно управления лицензиями или еще более узкой задаче — легализации ПО. Применение легального ПО — одна из нескольких основ SAM, без которых невозможно полноценное внедрение SAM.

Кому и зачем это нужно?

Читая лекции и курсы по SAM, я всегда начинаю с того, что выписываю на доске три ключевых пункта, на которых строится SAM: «порядок», «забота» и «выгодно всем».

Внедрение процедур SAM — это в первую очередь упорядочение управления активами программного обеспечения во всех аспектах. Достижение порядка в SAM является основополагающим для получения преимуществ от внедрения данной технологии. Именно благодаря упорядочиванию закупок, учета, установки, обновления, списания и других аспектов управления активами ПО достигается повышение эффективности их использования, снижение рисков и получение конкурентных преимуществ.

Внедрение процедур SAM — это проявление заботы о таком важном активе, как программное обеспечение. Это также проявление заботы о бюджете, сотрудниках, успехе бизнеса предприятия.

И наконец, грамотное внедрение процедур SAM выгодно всем. А значит, строить процесс внедрения SAM необходимо так, чтобы в каждом конкретном случае выгода была получена всеми заинтересованными сторонами. Проекту внедрения SAM, основанному на подобном подходе, успех гарантирован. Чтобы достигнуть такого результата, нужно понимать, как и чем выгодна технология каждому прямому или косвенному участнику процесса.

Директор по информационным технологиям — пожалуй, самая заинтересованная в результатах внедрения сторона. SAM позволяет решить ряд задач, являющихся для него настоящей головной болью. Внедрение стандартов на использование ПО ведет к повышению стабильности работы отдельных рабочих мест и инфраструктуры в целом, позволяет оптимизировать затраты на обучение и техническую поддержку, снижает технологические риски, например, проникновения вирусов и вредоносных программ. Упорядочивание процессов закупки, учета, обновления и списания позволяет оптимизировать расчет бюджета IT, перейти от финансирования по остаточному принципу к спланированным расходам. Появляется возможность дополнительной оптимизации работы всего IT-отдела предприятия. Не стоит забывать и о том, что при достижении подобных результатов растет вес ИТ-директора как лидера, его положительный, успешный опыт.

Внесение ясности в учет и бюджетирование закупок ПО выгодно финансовым директорам и исполнительному руководству. Важным преимуществом является возможность снижения затрат на ПО, которая также исходит из упорядочения управления ПО и стандартизации рабочих мест. Известно, что на спланированные объемные закупки проще получить скидки у продавцов программного обеспечения, а также дополнительные гарантии, возможности обновления версий и т. п.

От внедрения процедур SAM получают преимущества и рядовые сотрудники. Снижается время на подготовку рабочих мест, упрощается поддержка, повышается стабильность работы инфраструктуры в целом, появляется возможность спланировать обучение сотрудников работе со стандартным ПО. Все это положительно сказывается на общем климате в коллективе, а также ведет к повышению производительности труда, что, несомненно, важно для любой развивающейся компании.

Для финансового и исполнительного руководства немаловажным преимуществом от упорядочения управления активами программного обеспечения помимо общего повышения эффективности является возможность улучшения имиджа компании. Соответствие стандарту ISO-IEC 19770-1, разработанному в поддержку и как часть комплекса стандартов ISO 20000, повышает стоимость компании. Внедрение процедур SAM, в том числе и такой важной составляющей, как использование легального ПО, может сыграть решающую роль при установлении контактов с зарубежными партнерами и инвесторами.

Факторы спокойствия

Говоря о преимуществах, стоит вспомнить о таком важном факторе для любого бизнеса, как риски. В области управления программным обеспечением риски можно условно разделить на три взаимосвязанные группы: технологические, юридические и деловые (так называемые бизнес-риски). Технологические риски лежат в области непосредственной ответственности и внимания директора по информационным технологиям. К ним относятся, например, риски заражения сети вирусами при отсутствии порядка в использовании ПО, риски простоев в результате аварий или несовместимости ПО на рабочих местах, риски неполучения автоматических обновлений безопасности при использовании нелицензионных продуктов и др. При этом технологические риски не существуют сами по себе. Аварии и простои информационной инфраструктуры могут повлечь за собой как юридические, так и производственные последствия.

Юридические риски наиболее часто возникают при использовании нелицензионного программного обеспечения. Следует заметить, что речь идет не только об осознанном использовании пиратского ПО. Нередко отсутствие порядка в установке и использовании ПО в компаниях ведет к появлению одной или нескольких неучтенных копий ПО или, что менее очевидно, к нарушению прав использования ПО, например превышению лицензированного количества подключений к серверу. При этом всегда стоит помнить, что в вопросах лицензионной чистоты нельзя быть неточным: лицензионная чистота или есть, или ее нет. Соответственно, даже одно нелицензированное использование ПО ведет к юридическим рискам. А юридическое преследование, в свою очередь, может отрицательно повлиять на имидж компании.

Потеря имиджа компании, по сути, является ключевым деловым риском, который ведет к снижению ее рыночной стоимости. Причинами могут быть как аварии и юридические проблемы, так и отсутствие порядка в управлении активами программного обеспечения. Успешное прохождение аудита, получение сертификатов ISO — важные факторы укрепления имиджа компании и ее положения на рынке, зависящие от правильности построения внутренних процессов. Все перечисленные риски могут быть и должны быть снижены при внедрении процедур SAM.

Процесс, а не событие

Внедрение SAM — это вовлечение компании в постоянный процесс, регулярный учет, совершенствование внутренних процедур. Без постоянного внимания наведенный однажды порядок будет нарушен, и придется начинать все сначала. Процедуры SAM должны регулярно выполняться и быть административно поддержаны на уровне руководства компании. Только при соблюдении данных условий внедрение SAM можно считать успешным.

Что же в итоге?

Идея грамотного управления активами программного обеспечения перестала быть просто идеей, а стала реальной необходимостью и подкреплена мировым признанием и стандартами международного значения. Преимущества от внедрения Software Asset Management существуют для всех заинтересованных сторон, и при грамотном подходе данные преимущества можно реализовать.

© Alexander Golev & Partners Software Asset Management Experts Ltd. Сайт использует Nesta Ruby CMS.
Яндекс.Метрика